Digitaalisen aikakauden viestinnän osalta kukaan ei jaa hyvien vanhanaikaisten sähköpostiosoitteiden yleismaailmallisuutta. Kaikki osallistuvat sähköpostitse. Itse asiassa teknisesti keskittyneen markkinatutkimusyrityksen The Radicati Groupin keräämien tietojen perusteella ampumme kollektiivisesti lähes 270 miljardia sähköpostia päivässä . Sähköpostiviestien kirjoittaminen on niin johdotonta, paistettua osaa jokapäiväistä elämää, että sen, kuten kävelyn, puhumisen ja hengittämisen, tulisi olla jo toiselle luonteeltaan jokaiselle. Toisin sanoen, ei ole mitään tekosyytä sähköpostiviestien virheelliseen laatimiseen.
Ja silti, monissa sähköposteissa on runsaasti virheitä. (Haluaisin vedota, että niistä 270 miljardista kiinteä 260 miljardia kuuluu tähän luokkaan.) Hyvää aihepiiriä, epämiellyttäviä tervehdyksiä, harkitsemattomia fonttivalintoja - oi, äläkä edes aloita minua kaksoisväliin ( tai kaksoisviiva). Kyllä, sähköpostin kirjoitusprosessissa on paljon asioita, jotka voit hyödyntää. Täältä löydät yleisimmät rikoksentekijät - ja opit myös niiden korjaamiseen. Missä ei aiemmin ollut mitään tekosyytä, nyt sitä ei todellakaan ole. Ja saat lisää uskomattomia toimisto-elämän neuvoja: 25 Genius-tapaa valloittaa Office Burnout.
1 Kirjaudut pois jollain muulla kuin "parhaalla".
Shutterstock
Vilpittömästi . Kiitos Kaikki parhaani . Tai yksinkertaisesti mitään. Valittavissa on lukemattomia sähköpostiosoitteita. Mutta käyttämällä monia yleisimpiä, kuten näitä neljää, riski on tulla liian muodolliseksi, liian kylmäksi, liian vilpittömäksi tai liian syrjäiseksi (vastaavasti). Toista se turvallisesti pitämällä kiinni aika-testatusta Bestista . Patricia Napier-Fitzpatrickin mukaan se toimii kaikissa tilanteissa ja laskeutuu aivan muodollisen epävirallisen Vennin kaavion keskelle. Lyhyesti sanottuna, se on paras veto.
2 Käytät vieraita sanoja ketjuissa.
Kun keskustelu on käynnissä, ei ole tarvetta hei tai rakas tai kiitos tai parasta . (Kaksinkertaisesti, jos työskentelet tiiviissä toimistossa, jossa keskustelu on enemmän kuin vain vesijäähdytin välttämättömyyttä.) Tervehdykset ja kunnianosoitukset vain sotkevat sähköpostisi ja keskeyttävät keskusteluvirran. Käynnistä varmasti jokainen ketju heidän kanssaan, mutta ojota ne niin pian kuin mahdollista.
3 Olet ylittämässä sanamäärän.
Shutterstock
Boomerangin tuottavuussovelluksen 40 miljoonan yrityssähköpostin tutkimuksen mukaan myynti-sähköposteihin on täydellinen pituus. Parhaan tehokkuuden varmistamiseksi varmista, että sähköpostiosoitteesi ei ole lyhyempi kuin 50 sanaa ja enintään 125. (Kyllä, joka sisältää ne neljä tai kuusi sanaa, joita käytät heille ja bye s.) Ja saadaksesi lisää tapoja hallita sähköisen taiteen taidetta viestinvälitys, opi 17 Genius Email Hacks -sovellusta, jotka parantavat elämääsi.
4 Olet kaksoisväli.
Shutterstock
Ikää itsesi välittömästi asettamalla kaksi välilyöntiä jokaisen lauseen loppuun. Tupla-tila - käytäntö, jonka näet vain nykyään lakimiesten, lääkäreiden ja isovanhempiesi sähköposteissa - syntyi 1800-luvulla lainausvaltuutuksena. Noina päivinä muste voi tahriutua, jaksot eivät välttämättä tee lopullista tulostusaikaa. Ylimääräinen tila toimi niin sanotusti selvyyden tyynynä sen varmistamiseksi, että lukija tietäisi varmasti, että lause oli ohi.
Digitaalisesti toimivalla aikakaudella ei ole mitään tarvetta kaksoistilaan. Itse asiassa kustantaijat, sanoma- ja aikakauslehdet lopettivat kaksinkertaisen välilyönnin käytännön jo 1940-luvulla , kun IBM: n ylimmän tason kirjoituskone oli johdettu. Ihmiset, se on vuosi 2018. Sinun pitäisi olla välillä lauseistasi kuten. Tämä.
Ei. Kuten. Tämä.
5 Olet kaksoisviiva.
Shutterstock
Em-dash (yksi näistä: -) on asia, jonka yrität tehdä. Paina näppäimiä shift, alt ja väliviivaa (tämä: -) samanaikaisesti.
6 Käytät väärää matkapuhelimen allekirjoitusta.
Olet varmasti nähnyt joitain rynnäkköarvoisia sähköisiä allekirjoituksia, joista suurin osa tulee aina työskentelevästä väkijoukosta. ("Lähetetty matkapuhelimelta. Anna anteeksi mahdolliset tyypit". On klassikko.) Älä tee samoja sudenkuoppia. Jos ammut sähköpostiä tieltä, sano vain se - kirjaimellisesti. Päävalmentajan Ben Dattnerin mukaan paras mobiilisähköpostin allekirjoitus voi olla yhtä yksinkertainen kuin: "Lähetetty tien varrelta." Se on selkeä, tehokas ja sisältää jopa lisäbonuksen, joka herättää ilma Kerouacin kaltaisen epäkontrollin.
7 Kopiointi on väärä.
Shutterstock
Jos kopioit tekstiä ulkoisesta lähteestä - sanotaan esimerkiksi Word-asiakirja tai Excel-laskentataulukko -, sinun on tyhjennettävä kaikki muotoilut ennen lähettämistä . Muuten teksti näkyy vastaanottajan postilaatikossa. Muotoilun tyhjentämiseksi, jos olet yksi miljardeista Gmail-käyttäjistä, korosta tarvittava teksti ja paina pientä "TX" -ruutua. Löydät sen muotoiluasetusten työkalurivin oikealla puolella. (Se on painike, joka näyttää tältä: A. )
8 Kirjoitat ehdottomasti OOO-viestejä väärin.
Kuten Chicagon liiketoimintakoulun Loyala University University -professori Jane Scudder neuvoja, on yksi ja ainoa muoto, jota on noudatettava, kun kirjoitat toimiston ulkopuolella olevaa viestiä:
Kiitos sähköpostistasi. Olen OOO tiistaina 12. kesäkuuta - perjantaina 15. kesäkuuta ilman sähköpostiosoitetta. Jos tämä on kiireellinen, ota yhteyttä osoitteeseen. Muuten vastaan kaikkiin viesteihin palatessani .
Tietoja nitpick-tason yksityiskohdista, kuten esimerkiksi siitä, lopetetaanko viesti viimeisen päivän päivältä tai ensimmäisen päivän takaisin - vai sisällytetäänkö puhelinnumero - ei - tutustu vain rehellisesti liian kattavaan oppaamme asiasta.
9 Ruuvaa liitteitä.
Shutterstock
Älä koskaan vedä ja liitä kuvan liitteitä sähköpostiin. Prosessin aikana voit määrittää kuvan mitat tai tiedostokoko, mikä tarkoittaa, että vastaanottajasi voi saada pienemmän resoluution (ruma ja pikselöity) kuvan kuvan. Sen sijaan ohjaa itsesi sähköpostiviestissäsi olevaan paperiliitinkuvaan ja etsi ja lähetä tiedosto tällä tavalla.
10 Et linkitä.
URL-osoitteiden heittäminen sattumanvaraisesti sähköpostin runkoon on ruma, hankala ja ennen kaikkea helppo korjata. Korosta vain haluamasi hyperlinkitetty teksti, paina Komento-K ja liitä URL ponnahdusikkunaan. Sitten teksti näyttää tältä.
11 Käytät liian monta jaksoa.
Kieli kehittyy ajan myötä - mutta en tarkoita vain sanoja, joilla on merkitsevää merkitystä, tai historiaan kadonneita ohimeneviä lauseita. Myös välimerkit muuttuvat. Otetaan esimerkiksi jakso. Vuosisatojen ajan se merkitsi, että lause on ohi, eikä mitään muuta. Sillä ei ollut täysin mitään ainetta tai tunteita sen ulkopuolella.
Mutta nykyään, kuten sekä Binghamtonin että Rutgersin yliopistojen tutkijat ovat todenneet, lauseen lopettaminen jaksolla voi tulla parhaimmillaan rappeuttavaksi tai pahimmassa tapauksessa vihaiseksi. (Vaikka et tarvitse tiedettä kertoaksesi sinulle, että jokainen vastaanottamasi "Se on hienoa" tai "ei" tuntuu vankealta.) Joten minimoi ajanjakso, ellei se ole muodollinen sähköposti. Käytä vähemmän ankaria välimerkkejä - rintamerkkejä, ellipsejä, pilkuja, kaksoispisteitä ja puolipisteitä - linkittääksesi ajatuksesi.
12 Teet aiheet kaikki väärin.
Shutterstock
Suurin osa työpöydän sähköpostilaatikoista katkaisee aihepiirin näytön 60 merkillä. Älypuhelimissa näyttö kuitenkin katkaistaan niin alhaisella merkillä kuin 25, laitteesta riippuen. (Suuremmat näytöt, kuten iPhone 8 Plus: n näytöt, esittävät enintään 30 merkkiä.) Jotta koko aihepiirisi luetaan, pidä asiat lyhyinä ja suloisina. Voi, älä unohda täyttää sitä. Jotkut asiat ovat huolellisempia kuin "(ei aiheta)" -sähköpostin vastaanottaminen muukalaiselta.
13 Käytät väärää fonttia.
Shutterstock
Helvetica on banaali. Times New Roman on hankala. Comic Sans on… vain, ei. Kun luot sähköpostiviestejä, pidä kiinni perusasetuksesta: Sans Serif. Se on turha ja helppo lukea. Lisäksi fontti esitetään jokaisessa selaimessa, joten viestisi toimitetaan suunnitellulla tavalla kaikilla fonttien tyylillä ehjäksi (kursivoitu, lihavoitu, alleviivattu - sellainen asia) vastaanottajalle.
14 Haluat kaiken yhdeksi kappaleeksi.
Shutterstock
Koko tekstin kokoonpano on ruma ja on häiriintymätöntä riippuen siitä, kuinka paljon sanot, sekavaan määrään. Noudata tätä sääntöä: jokaisessa kappaleessa tulisi olla yksi piste ja jokainen piste ansaitsee oman kappaleensa (vaikka se olisi vain yksi lause). Jakaa teksti vastaavasti.
15 Teet kirjoitusvirheitä.
Olet parempi kuin se.
Ari Notis Ari on vanhempi toimittaja, joka on erikoistunut uutisiin ja kulttuuriin.