Jokainen järjestäytynyt henkilö vannoo yhdellä luotettavalla työkalulla: tehtäväluettelolla. Se antaa päivän rakenteen, pitää sinut aikataulussa ja muistuttaa nopeasti lähestyvistä määräajoista. Mutta vaikka tehtäväluettelo näyttää riittävän yksinkertaiselta - kirjoita asiat muistiin, tarkista ne -, on olemassa monia, monia tapoja sekoittaa asioita ja sabotoida omaa menestystäsi.
Jos esimerkiksi käytät puhelinta seurata keskeneräisiä kohteita, rikot jo yhtä tärkeimmistä säännöistä, kun kirjoitat tehokasta tehtäväluetteloa. Ja jos yhdistät tehtävät pitkäaikaisiin kauhaluettelotavoitteisiisi, et todellakaan tee asioita oikein. Tässä olemme pyöristäneet yleisimmät tehtäväluettelovirheet niin, että tiedät mitä välttää, kaikki saavuttaaksesi virtaviivaisimman ja tehokkaimman päivän joka päivä - joka päivä. Ja puhdistaaksesi muut elämäsi tärkeät näkökohdat, älä unohda 27 tapaa olla stressitön sähköpostin käyttäjä.
1 Lisäät epärealistisia tehtäviä.
Shutterstock
Toki, me kaikki haluamme laskuvarjohyppy tai mennä Afrikan safarille yhtenä päivänä. Mutta tällaiset pitkän aikavälin tavoitteet kuuluvat ämpäri- luetteloosi, eivät tehtäväluetteloosi. Ja punnitsemalla kauhat-luettelosi näillä saavuttamattomilla tavoitteilla vain hämmentää sinua ja vaikeuttaa yksinkertaisempien, lyhytaikaisten tehtävien suorittamista. Lisäksi, kuten jokainen tyypin A tai tyypin miinus henkilö tietää, tyydyttävimmän tunteen maailmassa ei ole kaiken tehtäväluettelon tarkistaminen - ja valitettavasti et todennäköisesti tarkista "harppaus 30 000 metristä " lähiaikoina.
2 Levitä itsesi liian ohueksi.
Shutterstock
Se mitä haluat tehdä ja mitä voit tehdä, ovat kaksi hyvin erilaista asiaa, joten älä upota tehtäväluetteloasi kymmenillä tehtävillä, jotka suoritetaan yhden päivän aikana. Jos tehtäviä on enemmän kuin aikaa, huomaat vain, että tehtäväluettelo aiheuttaa sinulle ahdistusta ilman hyödyllisiä lopputuloksia. Sen sijaan varaa arvioitu aika kullekin tehtävälle (esimerkiksi: tyhjennä astianpesukone - 15 minuuttia), jotta voit mitata paremmin, mikä on realistisesti mahdollista. Ja lisää tapoja pysyä asioiden päällä, älä unohda 20 tapaa viivyttää tuottavasti.
3 Et priorisoi.
Shutterstock
Kaikki tehtäväluettelossasi ei ole yhtä tärkeitä asioita, mutta et koskaan tiedä mitä tulee ensin, jos et tilaa asioita niiden tärkeyden mukaan. Kun kaikki on jättiläisessä klusterissa, saatat unohtaa tapaamisen huippumessingin kanssa, koska se oli sijoitettu "pese pyykki" ja "poimi kuivapesu" väliin. Käytä seuraavassa tehtäväluettelossasi numerointijärjestelmää, jossa merkinnät (1) ovat erittäin tärkeitä, (2) säännöllisen merkityksen, (3) vähäiset ja niin edelleen.
4 Et käytä visioita.
Shutterstock
Jotkut ihmiset reagoivat paremmin visuaalisiin vihjeisiin - ja näiden ihmisten kannalta se voi auttaa luomaan visuaalisen tehtäväluettelon perinteisen tarkistusluettelon sijasta.
Joten mikä on visuaalinen tehtäväluettelo? Sillä voi olla monia muotoja, mutta yksi hyvä käytäntö, jota aina noudatetaan, on siirtää tietty määrä tilaa esineelle sen tärkeydestä riippuen. Jos esine on esimerkiksi saatava valmiiksi päivän loppuun mennessä, sinun tulee omistaa kolmasosa paperistasi vain kyseiselle esineelle osoittaaksesi sen tärkeysasteen.
5 Kutsut sitä "tehtäväluetteloksi".
Shutterstock
Yksinkertainen tehtävämerkitseminen tehtäväksi voisi riittää estämään sinua koskaan tosiasiallisesti tekemästä niitä. Jos pelkkä tehtäväluettelon ajatus saa sinut rypymään, harkitse sen uudelleen nimeämistä "voimavaraluetteloksi". Tällä tavalla käsillä olevat tehtävät eivät vaikuta pelottavilta, ja et tunne syyllisyyttäsi, jos et tarkista kaikkea luettelostasi.
6 Käytät sitä itsetunnon lisäämiseen.
On hyvä päästä tapaan tehdä tehtävälista joka aamu. Mutta jos teet luettelon vain tunteaksesi itsesi paremmin, etkä siksi, että haluat olla järjestäytyneempiä ja tuottavampia, saattaa olla, että puree sinut takapuoleen.
"Tuottavimmat ihmiset tunnustavat, että tehtäväluettelo on laite priorisointiin, mutta vain jos työnnät itsesi tekemään siitä laite, joka pakottaa sinut pohtimaan prioriteettejasi", sanoo The Power of Habit -kirjailija Charles Duhigg. Käytä näitä 75 Genius-temppua saadaksesi todella onnellinen saadaksesi todellisia, hyödyllisiä tapoja parantaa mielialaa.
7 Kirjoitat luettelon aamulla.
Shutterstock
Voi tuntua siltä, että olet menossa eteenpäin kirjoittamalla tehtäväluettelosi aamulla, mutta se voi tosiasiallisesti johtaa siihen, että jäädyt jälkeen - varsinkin jos sinulla on toimeksiantoja aikaisin määräajoin. Varmista sen sijaan, että suunnittelet seuraavan päivän aikataulun, ennen kuin lähdet sänkyyn. Kun tehtäväluettelo on valmis ja valmis menemään, se ei paina paljon mieltäsi nukkumisen aikana, ja pystyt heräämään tarkalla kuvalla päivän aikataulusta.
8 Kirjoitat luettelosi.
Olemme aina ainakin yhdellä laitteella jossain vaiheessa, ja siksi on vaikea vastustaa kehotusta kirjoittaa tehtäväluettelomme vain puhelimiin tai tietokoneisiin ja soittaa päivälle. Mutta tutkimukset ovat osoittaneet, että asioiden kirjoittaminen vaikeuttaa niiden muistamista, minkä vuoksi on parempi sijoittaa suunnittelijaan ja viettää ylimääräiset viisi minuuttia kaiken kirjoittamalla käsin. On kuitenkin joitain tapoja, joiden avulla laitteesi voivat olla hyödyllisiä, kuten nämä 20 asiaa, joita et tiennyt älypuhelimesi osaavan tehdä.
9 Luettelee monivaiheiset tehtävät yhtenä kohteena.
Tehtävä "paista evästeet" on loistava esimerkki tästä. Toki, perimmäinen tehtävä saattaa olla evästeiden tosiasiallinen leipominen, mutta prosessiin liittyy niin paljon enemmän. Leivonnan lisäksi sinun on löydettävä ruokakauppa hakemaan tarvikkeita, löytämään resepti ja tarkistamaan ruokakomero, jo minkä aineosien sinulla jo on. Erotettuna tämä on todella neljä tehtävää, ei yhtäkään - mutta et koskaan tiedä sitä katsomalla "leipoa evästeitä" tehtäväluettelossasi.
10 Käytät kysymysmerkkejä.
Shutterstock
Älä koskaan laita luetteloon kohdetta, jonka lopussa on kysymysmerkki. Jos tuo esine saadaan aikaan, niin hienoa; Jos ei, se siirtyy vain seuraavan päivän luetteloon. Kysymysmerkin käyttäminen antaa tehtävälle vain tuntea, että se ei kuulu luetteloon, mikä tekee siitä vielä vähemmän todennäköisen, että se tehdään kuin se oli jo.
11 Lykkäät vaivaa vaativat tehtävät.
Shutterstock
Kukaan ei halua odottaa tuntikausia linjaa DMV: llä tai istua pidossa puhelinyhtiön kanssa toivoen, että todellinen ihminen nousee. Mutta näiden tehtävien jättäminen päiviin ja päiviin tekee niistä vain stressaavampaa - loppujen lopuksi he ovat syystä sinun tehtäväluettelossasi. Ja jos kamppailet stressin kanssa, kokeile näitä 12 Genius-temppua ahdistuksen muuttamiseksi jännitykseksi.
12 Pidät vain tehtäväluetteloa.
Shutterstock
Monet ihmiset ovat löytäneet menestystä tekemällä myös ei -tehtäväluettelon. Esimerkkejä siitä, mitä laittaa sinne? Älä ajoita kokouksia aamulla. Muista pitää taukoja työpäivän aikana. Älä suostu ottamaan enemmän kuin pystyt käsittelemään. Monet avainhenkilöt, kuten sijoittaja Tim Ferriss, vannovat tällä menetelmällä ja huomauttavat, että "mitä et tee, määrää, mitä voit tehdä".
13 Voit puuttua kaikkiin kerralla.
Pyrki tarkistamaan tehtävät hitaasti koko päivän ajan. Muutoin riskit ylikuormittaa itsesi liian monilla tekemistä liian lyhyessä ajassa, mitä juuri tehtäväluettelo yrittää välttää. Ja jos kamppailet ajanhallintataitojen kanssa, kokeile näitä 60 parasta 60 sekunnin tuottavuushakkeja.
14 Tehtäväluettelosi on epäjärjestyksessä.
Shutterstock
Tehtäväluettelon koko tarkoitus on tehdä elämästäsi järjestäytyneempi, mitä ei koskaan tapahdu, jos tehtäväsi kirjoitetaan satunnaisesti Post-it-muistiinpanoihin, jotka ovat hajallaan pöydän ympärillä. Voit hyötyä sijoittamisesta muistikirjaan tai suunnittelijaan, jossa kaikki tehtävät ovat samassa paikassa. Ja jos tarvitset apua toimistotilasi puhdistamiseen, kokeile näitä 20 helppoa vinkkiä työpöydän järjestämiseksi.
15 Et aseta muistutuksia.
Kun kaikki lautasellasi on, sinun ei voida odottaa muistavan kaikkea tehtäväluettelossasi ja milloin se täytyy tehdä. Siksi on elintärkeää asettaa muistutuksia - kuten puhelimen hälytysilmoituksia - muistuttamaan sinua, kun määräajat lähestyvät nopeasti. (Ja tietysti tehtäväluettelosi tulisi aina olla lähellä!)
16 Et kirjoita mitään alas.
Älä luota aivoihisi muistaaksesi kaikkea mitä täytyy tehdä. Kun sitoudut tehtäviin muistiin, vaarana on, että puuttuu määräaikoja ja unohtaa tärkeät tehtävät kokonaan, joten vie vain ylimääräinen aika, jotta muistat ne kaikki. Mutta jos haluat oppia, mitä muistisi voi tehdä, tutustu näihin 35 muistoasi koskeviin hulluihin faktoihin.
17 Et käytä kolmea D: tä .
Kolme D: tä , priorisoidun Living-bloggaajan Megan Nye: n mukaan, ovat: D valitsevat tarpeettomia tehtäviä. D Elegate esineitä, joita joku muu pystyy käsittelemään riittävästi. D Älä käytä kiireellisiä toimintoja myöhempää ajankohtaa varten. Nye sanoo, että nämä käytännöt lyhentävät tehtäväluetteloa merkittävästi ja poistavat osan stressistä levyltäsi. Ja lisää tapoja olla tuottavia ja stressitöntä kokeile 20 parasta tapaa olla tietoisempi työssä.
