Pilvipohjaisen hallintapalvelujen tarjoajan Workfrontin tutkimuksen mukaan keskimääräisellä yhdysvaltalaisella työntekijällä on 199 lukemattomia tai avaamattomia sähköposteja postilaatikossaan milloin tahansa. Jos tämä luku kuulostaa korkealta, onnekas ja jos se kuulostaa alhaalta, saattaa olla aika antaa kommunikaatiotyyliisi perusteellinen korjaus. Vielä tärkeämpää on, että sen ei tarvitse olla tällainen. Vaikka sähköpostista on nyt tullut synonyymi jollekin, joka on ylivoimaista, aikaa vievää ja työlästä, ei ole liian myöhäistä, että se pystyy vastaamaan laskutukseensa nopeana, yksinkertaisena ja kivuttomana keinona kommunikoida keskenään.
Avaimen postilaatikon hallintaan - valppauden ohella - on kaupan temppujen tunteminen. Tosiasia on, että on olemassa joukko erilaisia työkaluja, jotka ovat vuosien mittaan kehittäneet samanmielisiä sähköpostin kärsijöitä, jotka vain yrittävät taistella tiensä ulkopuolella heidän lukemattoman postinsa alla. Mutta ennen kuin voit käyttää näitä temppuja - tulossa postilaatikon mustaksi vyöksi -, sinun on opittava, mitkä ovat. Joten, ilman enempää, olemme pyöristäneet 17 tyylikkäintä, tyhmää ja erittäin tarpeellista temppua, joiden avulla pystymme ratkaisemaan postilaatikkosi erämaat lopullisesti.
1 Pelaa sähköpostin peliä.
Shutterstock
Sähköpostipeli on online-peli, joka postitustiedostoon kirjautumisen jälkeen tekee postilaatikon hallinnasta hauskaa. Se kiertää lähinnä sähköpostiasi, pyytäen sinua ryhtymään toimiin jokaisella ajastimella, kun napsautus tapahtuu, pitäen pistemäärä sen perusteella, kuinka monelle sähköpostille vastaat heti verrattuna lähettämiseen myöhempää käyttöä varten. Vaikka peli voidaan keskeyttää, jolloin pääset sähköposteihisi rauhallisemmalla tavalla, se on hieno tapa laittaa pieni jännitys - ja kilpailu - muuten kuivaan tehtävään.
2 Virtaviivaista lajitellulla.
Shutterstock
Oletko koskaan halunnut, että sähköpostitilisi olisi vain älykkäämpi? No, Sortd on sellainen. Sen lisäksi, että sijoitat sähköpostitilisi entistä silmäystävällisemalle verkkosivulle, se sisältää myös ominaisuuksia, jotka auttavat sinua pysymään työkuorman päällä. Niihin kuuluvat muistutukset, widgetit, jotka auttavat virtaviivaista tehtäväluetteloa, ja jopa seurantaominaisuus, jonka avulla voit nähdä, kun viestisi on avattu. Sen avulla voit myös jakaa helposti ryhmässä, mikä tekee ryhmäprojekteista sujuvamman.
3 Integroi sähköpostiosoitteesi.
Shutterstock
Haluatko koskaan monipuolistaa sähköpostitilejä - esimerkiksi sosiaalisen, yritystoiminnan ja henkilökohtaisen tilin luomista - mutta huolestutteko siitä, että näin tekeminen tekee vaihtamisesta niiden välillä vielä yhden turhauttavan tehtävän? Et ole yksin. Onneksi ilmaisen, ladattavan Shift-sovelluksen avulla voit integroida kaikki sähköpostiosoitteesi yhteen tyylikkään, helppoa silmälle -ikkunaan, mikä tekee vaihtamisesta niiden välillä yhtä helppoa kuin ohjauslevyn napsautuksella. Bonuksena se integroi myös hakutoiminnot, mikä tarkoittaa, että voit tarkastella koko viestintääsi kerralla - erityisen hyödyllinen viestinnälle, joka asuu liike- ja henkilökohtaisella rajalla.
4 Ohita merkki.
Shutterstock
Sähköpostin alkuaikoina lomaketta käsiteltiin paljon kuin fyysistä kirjettä, ja siihen sisältyi tervehdys, viesti ja allekirjoitus. Nyt kun kaikki ovat kuitenkin joutuneet sähköpostiosoitteisiin tavalla, joka ei varmasti olisi mahdollista fyysisen postin avulla, säännöt ovat muuttuneet.
Yhdessä tapauksessa kirjautumista ei enää tarvita. Niitä voidaan silti käyttää muodollisempaan viestintään ja itsensä esittelyyn, mutta muuten ei ole tarpeen ottaa aikaa "parhaan" ja "lämpimästi" välisen päätöksen tekemiseen. Yksinkertaisesti sanottuna - olemme ohi siitä.
5 Lajittele viestit ensisijaisuuden mukaan.
Shutterstock
SaneBox on toinen hyödyllinen ohjelmisto, joka, vaikka se ei ole ilmainen (suunnitelmat alkavat 59 dollaria vuodeksi), saattaa olla sen arvoista. Pohjimmiltaan sen avulla voit lajitella sähköpostiviestit niiden kiireellisyyden perusteella, mukaan lukien "nyt", "myöhemmin" ja sellaisten muistiinpanojen osalta, joiden ei koskaan tarvitse nähdä päivänvaloa, "musta aukko".
6 Ota käyttöön OHIO-menetelmä.
7 Pidä se tiivis.
Haluatko saada sähköpostisi nopeammin? Kokeile rajoittaa itsesi kiinteään määrään sanoja vastauksessasi. Vaikka tämä saattaa tuntua turhia aluksi, sitä vähemmän sanoja käytät viestinnässäsi, sitä enemmän aikaa sinulla on käsissäsi. Älä kuitenkaan anna sinun impulssisi heittää suojaavia sanoja, kuten "ehkä" ja "ajattelen", pehmentääksesi sitä, mikä aluksi voi tuntua kuristuskieleltä - niin tekemällä voi sinusta tuntua vähemmän arvovaltainen.
8 Tallenna viestipohjat.
9 Tyhjennä roskakori jokaisen päivän lopussa.
Shutterstock
Roskakorin tyhjentäminen voi olla stressaavaa - loppujen lopuksi se on mennyt hyväksi. Jos sähköposti on kuitenkin todella kiireellinen ja jätät sen vahingossa roskakoriin, älä tee virhettä: ottaa yhteyttä yrittävä henkilö lähettää sen uudelleen.
Mikä vielä parempaa, roskakorin tyhjentäminen päivän päätteeksi varmistaa, että sähköpostiosoitteesi on mukavaa ja tyhjää, kun tarkistat sen aamulla, ja se voi vähentää pelkoa, joka tuntuu, kun avaat kyseisen postilaatikon päivän alussa.
10 Käytä viestin lopun osoitinta.
EOM: n asettaminen aiherivin loppuun - "viestin loppu" - kertoo henkilölle, että viestiä ei tarvitse avata: tarvittavat tiedot on jo välitetty. Se on hieno säästäjä, kun sähköpostia käytetään vain muistutuksena. Käytä sitä ja rohkaise myös muita. Yhden sähköpostin avaamisen välttäminen ei ehkä tunnu valtavalta ajan säästöltä, mutta se lisää.
11 Poista viestit, joita et lue ensin.
Ennen edes avaamista, poista ne sähköpostit, jotka eivät selvästikään kannata aikaa. Ja ottaen huomioon, että jopa 45 prosenttia kaikista sähköposteista on roskapostia, mutta älä välttämättä tee sitä roskapostikansioihisi, on ehdottomasti syytä ohittaa osa siitä epäjärjestyksestä. Puhdistamalla osan harjasta saat muut sähköpostisi tehtävät tuntemaan vähän vähemmän stressiä. Ja kun kyse on stressistä, pienennät jokaista pientä määrää.
12 Tee sopivat tiedostokansiot.
Shutterstock
Useimmissa sähköpostiosoitteissa on valmiiksi ladattu muutama kansio - postilaatikko, roskakori, arkistoitu, jne. - ja joskus jopa muutama erikoisosoite, kuten matka-, henkilö- tai yritystoiminta. Vaikka nämä ovat loistava paikka aloittaa sähköpostin järjestämisessä, ne eivät saisi olla ainoat, joihin luotat pitää viestisi järjestäytyneinä. Vaikka voit edelleen käyttää olemassa olevia kansioita, muista lisätä omat kansiisi virtaviivaistaa hakujasi. Luo kansioita henkilökohtaiseen viestintään, PR-yhteystietoihin tai jopa viesteihin lastenkoulusta. Voit säilyttää niiden sisältämät tärkeät tiedot jättämättä niitä viestejä tukkeamaan postilaatikkoasi.
13 Aseta muistutukset.
Shutterstock
Boomerang on toinen ladattava sovellus, joka voi virtaviivaistaa kyseistä juuttunut postilaatikkoa nopeasti. Uusi nimi, joka alun perin tunnetaan nimellä Baydin, on tarkoituksenmukaisempi toiminnalleen: antaa käyttäjille mahdollisuuden heittää sähköposteja näkymättömältä, vain saada ne takaisin kun tarvitset niitä. Ilmainen sovellus lähettää viestejä puolestasi tietyinä päivinä - esimerkiksi viikoittaisia muistutuksia tai kuukausittaisia laskuja varten - ja voi poistaa viestejä postilaatikostasi, kunnes ne on käsiteltävä. Lisäksi se voi muistuttaa sinua seuraamaan jo lähettämiäsi viestejä.
14 Käytä mukautettuja pikavalintoja ja säilöttyjä vastauksia.
Shutterstock
Ei voida kiistää, että säilötyt vastaukset voivat kuulostaa robotilta. Yksilöity, säilytetty vastaus voi kuitenkin olla aikaa säästävä työkalu, joka ei uhri persoonallisuuttasi. Tarkkaile aikaisempaa viestintääsi nähdäksesi, mitä lauseita käytät eniten, ja luo niistä asiakirja säästääksesi aikaa. Itse asiassa Gmail-käyttäjille tämä toiminto on rakennettu oikein - sähköpostiohjelma muistaa lauseet, joita käytät useimmin viesteissäsi, ja antaa sinun lisätä ne vain painamalla sarkainnäppäintä.
15 Poista edelleenlähetyksen jälkeen.
Shutterstock
Joskus saamme lähetettyjä sähköposteja, joita ei oikeastaan pitäisi osoittaa meille ensinnäkin. Ehkä se on joku muu yrityksessä tai huonetoveri, joka maksaa sähkölaskut. Joko niin, sen on oltava jonkun toisen silmäpallon edessä, ei meidän. Sen sijaan, että välittäisit ja unohtaisit, poista kuitenkin koko ketju, kun olet antanut tarvittavat tiedot. Se ei ole sinun yrityksesi, joten miksi sen pitäisi viettää tilaa postilaatikossasi?
16 Käytä arkistointitoimintoa.
Shutterstock
Jos sähköpostiosoitteesi on jo punnittu ylimääräisillä viesteillä, hyvä ensimmäinen askel on ottaa askel ja poistaa kaikki. Suurimmassa osassa et todennäköisesti koskaan käsittele tässä vaiheessa, ja vastausta odottanut henkilö on todennäköisesti unohtanut. Jos et voi aivan itsesi mukaan siirtyäksesi, arkistoi se - se on parempi kuin ei mitään, ja pääset askeleen lähemmäksi myyttistä "postilaatikon nollaa".
17 Peru tilaus asioista, joita et lue.
Shutterstock
Oletko koskaan tilannut uutiskirjeen - tai jonkin muun säännöllisen sähköpostin räjähdyksen - vain rakastuaksesi siitä, silti edelleen vastaanottaa viestejä, jotka tekevät vähän enemmän kuin kampela postilaatikon alaosaan? Ainako se 10, 20 tai, en tiedä, 200 kertaa? Jos niin, olet hyvässä seurassa. Ehkä siksi ilmainen sovellus, Unroll.me, on juurtunut tällaiseen jalansijaan markkinoilla. Lataamisen jälkeen Unroll.me: n algoritmi kerää kaikki sähköpostisi tilaukset, jolloin lajittelu ja / tai tilaaminen on helppoa. Lisäksi heidän "Rivitys" -ominaisuus tarjoaa komean muodon tärkeiden uutiskirjeiden lukemiseen. Se ei ole myöskään rajaton: palvelu on saatavana kaikilla laitteilla.
Löydä lisää uskomattomia salaisuuksia parhaan elämäsi elämisestä napsauttamalla tätä seurataksesi meitä Instagramissa!
