Kuuden pisteen kolme. Se on, kuinka monta tuntia tekniikan jättiläisen Adoben tilaaman äskettäisen tutkimuksen mukaan amerikkalaiset viettävät keskimäärin vastaamalla sähköposteihin joka päivä. Toinen tapa: vietät kokonaisen kolmasosan heräämisestäsi liimattuna postilaatikkoosi vastatessasi viestiketjuihin, jotka rehellisesti sanottuna voitaisiin hajottaa viiden minuutin IRL-keskustelussa. Jotain täytyy antaa.
Onneksi se, että saamme jotain annettavaa, on monissa tapauksissa yhtä helppoa kuin napin painalluksella. Toteuttamalla joukon kokeiltuja ja totta taktiikoita, voit pienentää sähköpostissa viettämäsi tuntisi tyhjäksi. Ajattele vain: kuinka paljon aikaa säästät, jos sinun ei koskaan tarvitse ladata liitettä manuaalisesti uudestaan? Entä jos voisit vetää kiireellisesti lähetetyn sähköpostiviestin takaisin eetteriltä ja säästät aikaa (ja paniikkia!), Joka vietettiin "Olen niin pahoillani, etten tarkoittanut lähettää sitä" sähköpostia?
Kyllä, kaikki tämä Internet-jujitsu on mahdollista. Olemme mukulautaneet yhteen alla olevat 17 parasta aikaa säästävää, elämää parantavaa ja tehokkuutta lisäävää sähköpostilaitetta. Joten lue edelleen, koska se tosiasiallinen postilaatikko odottaa. Ja lisää tapoja hyödyntää 6, 3 tuntia, älä unohda 15 kylmää avointa yrityssähköpostia, jotka erottavat sinut.
1 Tilaus massiivisesti.
Shutterstock
On hyvä veto, että postilaatikkosi on yhtä täynnä kuin vanhempi asuntola finaalien aikana. On myös hyvä veto, että suurin osa tästä sekaannuksesta johtuu päivittäisistä tai viikoittaisista sähköposteista jälleenmyyjiltä, organisaatioilta ja muilta uutiskirjeiltä, joita olet jo vuosien varrella allekirjoittanut. Unroll.me -sovelluksella voit jäljittää kaikki luettelot, joissa voi olla - ja lopettaa tilaukset kaikista, joista et enää halua saada tietoja. Itse asiassa yksi Best Life -editori pystyi käyttämään Unroll.me: tä osoittamaan mahtava 135 tilauksen. Kuinka monta ilmoitat? Ja kuinka monta voisit tehdä ilman?
2 Kytke pikanäppäimet päälle.
Shutterstock
Me kaikki tiedämme peruspainikkeet. (Komento- A : valitse kaikki. Komento- C : kopioi. Komento- P : liitä. Jne.) Mutta Gmail-käyttäjillä on mahdollisuus ottaa käyttöön edistynyt pikavalintajoukko. Siirry ensin asetuksiin. Napsauta yleistä välilehteä. Noin puolivälissä näet pikanäppäinvaihtoehdon, joka on oletuksena pois käytöstä. Ota se käyttöön ja saat pääsyn seuraaviin helpoihin näppäinpainalluksiin:
- C : aloita uusi viesti
- Vaihto- C : aloittaa uuden viestin uudessa ikkunassa
- D : aloita uusi viesti uudella välilehdellä
- F : välitä viesti
- #: poista viesti
- Vaihto- I : merkitse viesti luetuksi
- Vaihto- U : merkitse viesti lukemattomaksi
- Komento- S : tallentaa viestin
3 Ja automatisoi ne sitten.
Shutterstock
Jos sinulla on vaikeuksia tämän pikanäppäinkokoelman muistamisessa, Google Chromen laajennus Keyrocket muistuttaa sinua kirjoittaessasi. (Tietysti ei-invasiivisesti.) Ja saat lisää tapoja tulla tuottavuuskoneeksi oppimalla 15 tapaa kaksinkertaistaa tuottavuus puolen ajan.
4 Käytä hashtageja.
Kyllä, sosiaalisen median allekirjoitusorganisaatiotyökalu toimii myös sähköpostissa. Heitä alle hashtag tai kaksi allekirjoituksesi loppuun - se sähköpostiviestin osa, joka yleensä leikataan sisään, jotta vastaanottajat eivät näe eikä tuomitse "#workhardplayhard" -tunnistettasi - helppoa hakua varten. Kirjoita vain hashtag postilaatikon yläosaan olevaan hakukenttään, niin avaat kaikki siihen koodatut sähköpostit.
5 Ota käyttöön "unsend" -vaihtoehto.
Shutterstock
Olemme kaikki olleet siellä: luonnoit sähköpostin, lähetät sen eetteriin ja huomaat heti, voi ei, viesti ei ollut valmis lähettämään. Osoittautuu, että voit tuoda viestisi takaisin reunalta asentamalla hyödyllisen viiveen. Siirry esimerkiksi Gmailissa asetusten alle, sitten yleinen. Löydät kumoa-painikkeen viidentenä vaihtoehtona. Käynnistä se. Voit valita avattavasta valikosta 10 sekunnin välein; he sanelevat, kuinka paljon aikaa sinulla on, ennen kuin viestisi lähetetään hyväksi.
6 Aseta ominaisuudeksi 10 sekuntia.
Shutterstock
Vihje: Jos käytät sähköpostia tosiasiallisena pikaviestipalveluna, suosittelemme, että asetat kumoa-painikkeen 10 sekunniksi. Tällä tavalla vastauksiasi ei lähetetä puolen minuutin viiveellä. Ei, 30 sekuntia ei kuulosta paljolta, mutta sanokaamme se näin: Jos valitsemalla pikaviestintäpalvelullasi (Slack, GChat, Facebook Messenger - mikä tahansa!) Pitäisit jokaista lähtevää viestiä niin kauan, kontaktisi kasvaisivat nopeasti.
7 Tai täytä vain "viimeksi" -kenttä.
Shutterstock
Se on hyvä tapa adoptoida, ihmiset. (Katso kaksi edellistä dioa.)
8 Käytä tätä kylttiä pois päältä.
"Sähköpostille, joka alkaa tervehdyksellä" hei "tai" hei ", " parhaan "kaltainen sulkeminen olisi johdonmukaista", sanoo Patricia Napier-Fitzpatrick, New Yorkin etikettikoulun perustaja ja presidentti. "" Paras ", vaikka se on liikaa käytetty, on yksi turvallisimmista sulkemisista yleensä, koska se on loukkaamaton ja yleisesti sopiva." Se on totta: huolimatta rennosta liikakäytöstä "Paras" on ainoa paras tapa allekirjoittaa sähköpostiviestisi.
9 Ja tämä sähköposti-allekirjoitus.
Ainakin tiellä ollessasi sinun kannattaa unohtaa ärsyttävät, söpöt lauseet ("Ole hyvä ja anna anteeksi kaikki kirjoitusvirheet." "Lähettänyt 1, 21 gigawatin prosessoristani." "Lähetetty iPhoneltani - harkitse ympäristöä ennen tulostamista. ") sijasta jotain yksinkertaista, tyylikästä, suoraan pisteeseen:" Lähetetty tien varrelta. " Päävalmentajan Ben Dattnerin mukaan se tarkistaa kaikki nuo ruudut samalla kun herättää myös Kerouac-esque-tunnelman. Pieni ihme, että se on yhden sähköpostin älypuhelimen allekirjoitus, joka kaikilla pitäisi olla.
10 Ja tämä toimiston ulkopuolinen viesti.
Chicagon Loyala-yliopiston kauppakorkeakoulun professori Jane Scudderin mukaan täyttäessäsi toimiston ulkopuolisen viestin tulee olla seuraava muoto:
Kiitos sähköpostistasi. Olen OOO tiistaina 12. kesäkuuta - perjantaina 15. kesäkuuta ilman sähköpostiosoitetta. Jos tämä on kiireellinen, ota yhteyttä osoitteeseen. Muuten vastaan kaikkiin viesteihin palatessani .
Tietoja nitpick-tason yksityiskohdista, kuten esimerkiksi siitä, lopetetaanko viesti viimeisen päivän päivältä tai ensimmäisen päivän takaisin - vai sisällytetäänkö puhelinnumero - ei - tutustu vain rehellisesti liian kattavaan oppaamme asiasta.
11 Muuta näytön tummuutta.
Gmail-käyttäjät voivat valita postilaatikossaan kolmesta eri näyttötiheydestä: mukava, viihtyisä ja kompakti. Näytön tiheys ei vaikuta muuhun kuin siihen, kuinka paljon valkoista tilaa on jokaisen viestin välillä postilaatikkosi näytössä. Se on vähän enemmän kuin mieluummin kysymys, mutta ajattele sitä termillä, hyvin. Mukava on kuin kaksinkertainen riviväli, jossa viihtyisä on yksirivinen etäisyys, ja kompakti on samanlainen kuin puolivuorainen välimatka.
12 Älä unohda arkistoida.
Shutterstock
Voit poistaa sähköpostiviestit postilaatikostasi tarvitsematta tyhjentää niitä kokonaan olemassaolosta roskakorikansion kautta. "Arkistoimalla" yksittäiset viestit, ne piiloutuvat heti postilaatikkoosi ja kaikkiin kansioihisi. Mutta voit silti jäljittää ne tarvittaessa hakutoiminnon avulla. Gmailissa voit arkistoida viestit heti avaamisen jälkeen napsauttamalla aihekentän vieressä olevaa pientä "x" -merkkiä.
13 Noudata kahden minuutin sääntöä.
Shutterstock
Kaikkien raitojen tuottavuuden asiantuntijoiden suosima kahden minuutin sääntö on varma tapa torjua sähköpostiin liittyvää stressiä. Näin se toimii: Jos pystyt vastaamaan sähköpostiviestiin ja unohtaa sen alle kahdessa minuutissa, käsittele se heti. Jos ei, heitä se sivuun myöhempää käyttöä varten.
14 Erä sähköpostiviestisi.
Voit vähentää näytölle liimattua aikaa, kun olet kiinnostunut edestakaisin vaihtoehdoista. Määritä päiväsi ajat "sähköpostitse vastaaviksi" jaksoiksi. (Ehkä se on tunti aamulla ja 90 minuuttia iltapäivällä. Ehkä se on kolme tuntia lounaan jälkeen. Mikä toimii sinulle!) Vastaa sitten sähköposteihin vain näinä ajanjaksoina - äläkä koskaan niiden ulkopuolella.
15 Sulje sähköpostisi 140 merkillä.
Kyllä, aivan kuten Tweet (tai ainakin ennen vallankumousta edeltävä Tweet). Kuten sosiaalisen verkoston Gabin toimitusjohtaja Andrew Torba neuvoi Medium-viestissä, on parasta pitää sähköpostisi mahdollisimman lyhyenä. "Haluaisin auttaa sinua ratkaisemaan ongelman X. Teen Y: n ja Z: n ehdottavan yhteyden muodostamista. Voitko keskustella vapaasti?" Ei ole mitään tarvetta kukkaistervehdyksiin.
16 Aseta liitteet automaattiseen lataukseen.
Shutterstock
Jos tämä, sitten sähköpostioptiikkaa optimoiva sovellus (IFTTT) voi auttaa sinua asettamaan tietyn "kielen", niin sanoakseni, että se katkaisee joukon välittäjätyyppisiä lokitiedostoja. Esimerkiksi: jos saapuvaan sähköpostiin on liitetiedosto, IFTTT lataa sen automaattisesti Google Driveen.
17 Älä vastaa sähköposteihin tunnin kuluttua.
Ei ole mikään salaisuus, että amerikkalaiset ovat ylityöllistettyjä - ja kuten Adobe-tutkimus paljasti, suuri osa ylimääräisestä työstä tulee usein sähköpostitse. Siksi aiemmin tänä vuonna New Yorkin kaupunginvaltuuston jäsenet esittelivät lakiesityksen, joka tekisi laittomaksi yrityksille vaatia työntekijöitä tarkistamaan sähköpostit työajan jälkeen. (Sen taustalla on Ranskassa tällä hetkellä voimassa oleva kirjalaki, jossa yli 50 työntekijän yritysten on asetettava tiukat ohjeet työaikojen jälkeiselle työlle tai muuten yrityksille asetetaan taloudellisia seuraamuksia.)
Ari Notis Ari on vanhempi toimittaja, joka on erikoistunut uutisiin ja kulttuuriin.