Kun kyse on sähköpostista, saatat ajatella, että tiedät kaiken mitä on tiedettävä. Loppujen lopuksi suurin osa meistä lähettää ja vastaanottaa keskimäärin 121 sähköpostia päivässä , toteaa teknologiamarkkinatutkimusyritys The Radicati Group. Mutta vaikka vietät todennäköisesti huomattavan osan päivästä työstämällä postilaatikossasi, saatat silti oppia yhden tai kaksi. Oikeastaan siellä on paljon sähköpostietikettisääntöjä, jotka kiertävät sinua ja paljon muita yhteystietoluettelossasi olevia ihmisiä. Haluatko olla varma, että olet sähköisesti kohtelias? Tässä on 17 kultaista sähköpostisääntöä, joita et todennäköisesti tiennyt, mutta sinun on tiedettävä.
1 Vastaa saamasi minuuttiin, vaikka tarvitset enemmän aikaa.
Shutterstock
Kukaan ei arvosta vastauksen saamista sähköpostiin viikkojen kuluttua lähettämisestä. Itse asiassa konsulttiyrityksen Toister Performance Solutionsin vuoden 2018 kysely paljasti, että 41 prosenttia ihmisistä odotti työtovereiltaan sähköpostiviestin alle tunnissa. (Aloita anteeksipyyntöilmoitusten laatiminen tilitoimistollesi!)
Jotkut sähköpostiviestit vaativat tietenkin pureskella ajatuksiasi ja luomaan mitatun viestin. Näissä tapauksissa ratkaisu on helppo: Vastaa muutamassa minuutissa ilmoittaaksesi lähettäjälle, että olet saanut viestin, mutta tarvitset hieman enemmän aikaa asioiden selvittämiseen. Tällä tavoin he tietävät, että olet ottanut heidän sähköpostinsa huomioon, etkä vain sivuuta niitä.
2 Käytä "Vastaa kaikille" varoen.
Shutterstock
Vastaa- ja Vastaa-vaihtoehdoissa on ratkaiseva ero. Ja silti monet sähköpostin käyttäjät eivät valitettavasti ymmärrä sitä. Jos olet yksi heistä, tiedä, että kun valitset jälkimmäisen, jokainen vastaanottaja, joka oli CC-viesti alkuperäisessä viestissä, vastaanottaa vastauksesi - ja useimmiten sinun ei tarvitse upottaa kaikkien postilaatikoita.
Nämä tarpeettomat joukkoviestit ovat niin vitsaus, että niitä kuvataan puhekielellä: "Vastaa kaikkiin polkukuviin." Joten kun seuraavan kerran vastaat joukkoviestiin, harkitse kenen todella täytyy lukea vastauksesi: koko yritys vai vain alkuperäinen lähettäjä?
3 Jos haluat vastauksen jollekulta, älä valvo häntä.
Shutterstock / Jacob Lund
Kun CC-henkilöitä lähetetään sähköpostissa - mikä tarkoittaa "kopiointia" heille -, se tarkoittaa yleensä, että haluat pitää heidät keskustelussa, mutta et välttämättä tarvitse vastausta heiltä. Ja kuten koulutusammattilainen Dannielle Walz varoittaa, CC-vaihtoehdon väärinkäyttö voi johtaa viestintäongelmiin.
"CC-yhdistämällä kollegansa moniin sähköposteihin, he saattavat alkaa lakata näkemästä sähköpostiasi tärkeinä ja saattaa sijoittaa heidät suoraan" viitekansioon "tai" lukea myöhemmin kansioon "", hän kirjoitti LinkedIn-viestissä. "Tämä voi johtaa tärkeiden tietojen menettämiseen tulevaisuudessa."
Joten jos odotat vastausta jollekulta, laita hänen sähköpostiosoite Vastaanottaja-kenttään ja käytä "CC" -toimintoa säästeliäästi.
4 Ymmärrä, milloin ja milloin et käytä BCC: tä.
Shutterstock
BCC-kenttä on entistä monimutkaisempi ja välttää jatkuvasti jopa kaikkein kokeneimmat sähköpostin käyttäjät. Mutta eritellään: BCC tarkoittaa "sokeaa kopiointia", joten vaikka se on samanlainen kuin CC-ing, BCC-ing ei näytä kyseisen henkilön sähköpostia muille vastaanottajille, eli kukaan muu ketjun ei näe, että sinä sisälsi ne.
Joten milloin BCC: tä voi käyttää? Hillel Fuld of Inc. -lehteen sanotaan, että se on tarkoitettu vain sähköpostiviesteille tai kun joku esittelee sinua sähköpostitse jollekin toiselle.
"Kaikissa muissa tapauksissa, kun lähetät sähköpostia jollekin ja BCC jollekin muulle, olet epärehellinen - pidät siitä tai ei", Fuld toteaa. "Lähetät sähköpostia henkilölle X ja ilman että he tietävät, annat henkilölle Y kuunnella keskusteluasi. Henkilöllä X ei ole aavistustakaan, että joku muu lukee tätä sähköpostia, kun tosiasiassa lähetit sen salaa myös jollekin toiselle."
5 Käytä huutomerkkejä säästeliäästi.
Shutterstock
On helppo heittää huutomerkki sähköpostiisi täällä ja siellä, mutta yritä olla tekemättä siitä tapaa. Vaikka niitä käytetään historiallisesti ilmaisemaan jännitystä, sähköpostissa huutomerkit voidaan helposti erehtyä puheellisuuteen tai passiiviseen aggressiivisuuteen.
"Tarpeettomien huutomerkien käyttö sähköpostissa voi helposti tuhota tekstin taustan merkityksen", Anna Verasai selittää HR Digestistä . "Käytä sitä vain, kun sinun on korostettava jotain tärkeätä. Ajattele, miten lukijasi voi tulkita viestin luettaessa sitä."
6 Ole varovainen huumorin käytön suhteen.
Shutterstock
Kaikki rakastavat hyvää vitsiä silloin tällöin, mutta koska ääni voi tulla väärin, kun et vastaa henkilökohtaisesti, on parasta jättää vitsejä sähköpostiviestisi ulkopuolelle. "Varaa huumori puheluun tai henkilökohtaisesti", liiketoiminnan kirjoittamisen professori David Silverman kirjoitti Harvard Business Review -lehdessä . "Sillä tavalla, kun linjan toisessa päässä tai neuvottelupöydän takana on upea hiljaisuus, voisin sanoa:" Luulen, että et ehkä ymmärrä kuinka hauska pidän itseäni, ja kun otetaan huomioon, usko, että lopetan nyt. '"
Mutta vakavasti: Lehdistössä Persoonallisuus ja sosiaalipsykologia julkaistussa vuonna 2005 tehdyssä keskeisessä tutkimuksessa paljastettiin, että vaikka lähettäjät ennustivat vastaanottajansa pystyvän tulkitsemaan äänensävynsä oikein 80 prosenttia ajasta, vastaanottajat pystyivät tosiasiallisesti lukemaan vain 56 prosenttia äänestä. aika.
7 Ohita slängi.
Shutterstock
Pikaviestien lisääntyessä englannin kielen lyhennettyjä muotoja on tullut laajemmin käyttöön, kuten "u" ilmaisulle "sinä" tai "halua" sijasta "halua". Mutta kuten huumori ei tartu usein sähköposteihin, slangi on samanlainen no-go. Yhden OnePoll-tutkimuksen mukaan 37 prosenttia ihmisistä piti slängin käyttöä työpaikalla mahdottomana hyväksyä, ja 55 prosenttia sanoi, että ohita "lol", kun kyse on pomollesi sähköpostitse.
8 Kiinnitä huomiota aiheeseen.
Shutterstock
Aiherivit ovat yksinkertaisia, mutta välttämättömiä. Ja koska suurin osa sähköposteista luetaan mobiililaitteilla - 55 prosenttia sähköpostin toimitusyrityksen Return Path mukaan - on tärkeää naulata ne. Lyhyet, tiiviit ja suorat aiheet ovat parhaat. Sähköpostisi tarkoitus on ilmaistava selkeästi, ja sinun tulee rajoittaa se enintään viiteen sanaan, koska mobiililaitteet katkaisevat sen jälkeen kaikki sanat.
9 Sisällytä allekirjoitus.
Shutterstock
Oletko koskaan saanut sähköpostia joltakin ja miettinyt: "Kuka tämä on ?" Vaikka lähettäjän osoite voi antaa sinulle muutamia vihjeitä siitä, kuka he ovat, toisinaan se ei riitä. Sähköpostisi lopussa oleva allekirjoitus voi heti ilmoittaa vastaanottajalle, kuka olet, mitä teet ja kuinka hän voi ottaa sinuun yhteyttä edelleen.
Integroituneen markkinointitoimiston Ocreative'n ihmiset sanovat, että sähköpostin allekirjoituslaatikon omistaminen on "kuin luovuttaa henkilölle käyntikortti joka kerta, kun lähetät sähköpostia". Jos sinulla ei vielä ole, lisää allekirjoitus, joka sisältää koko nimesi, sijaintisi, puhelinnumerosi, sähköpostisi, verkkosivustosi ja yrityksen logon.
10 Muista KISS (pidä se lyhyt ja yksinkertainen).
Shutterstock
KISS-menetelmä on jotain, jota useimmat meistä opetettiin ala-asteella, mutta se ei tarkoita, että se olisi vähemmän välttämätöntä myöhemmässä elämässä. Boomerang, sähköpostien tuottavuuden sovellus, tutki tärkeimpiä tapoja saada lisää vastauksia sähköpostiin. Heidän suurin takeaway? On parasta kirjoittaa kuin olisit kahdeksan vuotta vanha.
Heidän tutkimuksensa osoitti, että kolmannen luokan lukutasolla kirjoitettuihin sähköposteihin vastattiin todennäköisemmin 36 prosenttia kuin yliopistojen lukutasolla kirjoitettuihin sähköposteihin.
11 Kiinnitä huomiota liitteisiin.
Shutterstock
Liitteet ovat joskus välttämätön osa sähköpostiprosessia, mutta sinun pitäisi tietää täysin hyvin, miten niitä käytetään, ennen kuin ne liitetään luopumisella. Pitkissä sähköpostiketjuissa ne voivat joskus jäädä huomaamatta tai huomaamatta, ja odottamattomat liitteet ovat myös yleensä avaamattomia, koska vastaanottajat ovat varovaisia sähköisten virusten varalta.
Paras ratkaisu on kutsua liitteesi sähköpostiviestissäsi. Grammarly sanoo, että paras tapa ilmoittaa liitteiden vastaanottajalle on lisätä sähköpostiviestisi loppuun viesti, joka sanoo jotain "Olen liittänyt" tai "Katso liitteestä lisätietoja" -kohdan rinnalla.
12 Vakioi fontti.
Shutterstock
Vaikka pelaaminen fonttityyleillä ja -väreillä voi olla hauskaa, kirkkaan vaaleanpunaisiin Comic Sans -sovelluksiin ei ole tilaa ammattilaismaailmassa. Kuten kävi ilmi, Type & Layout: Oletko kommunikoinut vai vain tekemässä melko muotoja , kirjoittajan Colin Wheildonin mukaan fontti on erittäin tärkeätä digitaalisessa viestinnässä ? "On mahdollista räjäyttää kolme neljäsosaa lukijoistamme yksinkertaisesti valitsemalla väärä tyyppi", hän kertoi amerikkalaisille kirjoittajille ja taiteilijoille.
Joten mihin fontteihin sinun pitäisi kiinnittää, kun kyse on sähköposteista? MageMail suosittelee Georgiaa, Verdanaa, Times New Romania, Trebuchet MS: tä tai Arialia.
13 Oikoluku kaikesta.
Shutterstock
Kun kirjoitat sähköpostia, olet todennäköisesti tekemässä virheen; loppujen lopuksi olet vain ihminen. Virheitä ei kuitenkaan katsota usein ohi, kun kyse on työsähköposteista. Lähes 2000 vastaajan suorittamassa kieliopillisessa kyselyssä 67 prosenttia sanoi, että sähköpostiviestien kirjoittaminen ei ole oikein , kun taas vain 6 prosenttia piti sitä hyväksyttävänä virheenä.
14 Kirjoita viimeinen sähköpostiosoite.
Shutterstock
Helpoin tapa varmistaa, ettet lähetä sähköpostia ennen kuin se on valmis tai ennen kuin se on poistettu kaikista kirjoitusvirheistä? Odota, kunnes kaikki on kärjen muodossa, ennen kuin kirjoitat vastaanottajan sähköpostiosoitteen. Kuten tiedät, sähköpostivirheiden tekeminen on yksi helpoimmista tapoja tehdä väärä vaikutelma.
"Kyse ei ole vain ammattitaidosta", Evergreen Partnersin presidentti Karen Kessler kertoi Forbesille . "Pelissä on työntekijän ja yrityksen tai organisaation maine. Olemme huomanneet, että heikot sähköpostipäätökset johtavat kielteisiin seurauksiin työntekijälle - irtisanomiseen - ja myös organisaatiolle - oikeudenkäynteihin."
15 Ja tarkista kolminkertaisesti vastaanottajan nimi.
Shutterstock
Yksi iso virhe, jota sinun tulisi välttää, on kirjoittaa vastaanottajan nimi väärin, joten varmista kolminkertainen tarkistus ennen kuin osut lähetykseen. Monien mielestä nimen kirjoittaminen väärin on laiska ja epätarkka, etenkin kun oikein oikeinkirjoitus on sähköpostiosoitteessa. Mitä sinun pitäisi tehdä, jos teet vahingossa sen virheen? My Red Pen Editing -ominaisuuden omistaja Kathryn Shanley sanoo, että välitön anteeksipyyntö on avain uskottavuuden ylläpitämiseen.
16 Ammattimaisessa liiketoiminnassa käytä ammatillista sähköpostiosoitetta.
Shutterstock
Vaikka henkilökohtaista sähköpostiosoitetta on hieno käyttää, kun hän vastaa ystävien tai perheen kanssa, pidä se poissa ammatillisesta liiketoiminta-alueesta. Tämä on erityisen tärkeää kuluttaja-myyjä-tilanteessa. Vuoden 2016 GoDaddy-tutkimuksessa, joka koski 1000 amerikkalaista, kävi ilmi, että 75 prosenttia uskoi, että ammattimaisella sähköpostilla on tärkeä tekijä luotettaessa verkkoyrityksiä, ja 33 prosenttia epäilee myyjän laillisuutta, jos he käyttävät henkilökohtaista sähköpostiosoitetta.
"Et koskaan unohda ensivaikutelmaa, ei tosielämässä tai verkossa", GoDaddy-tuotejohtaja Steven Aldrich sanoi lausunnossaan. "Usein ensimmäinen suora vuorovaikutus asiakkaasi kanssa tapahtuu sähköpostin välityksellä, joten ammattimainen näyttäminen tässä yhteydessä on erittäin tärkeää."
17 Muista, että mitä tahansa voi jakaa.
Shutterstock
Olipa kyse edelleenlähetyksestä, BCC-tiedoista tai vain puhelimen vilkkumisesta jonkun kasvoihin, on tärkeää muistaa, että kaikki sähköpostiviestissä kirjoittamasi voi nähdä joku muu kuin tarkoitettu vastaanottaja. Siksi kaiken sähköisen viestinnän tulisi olla ammattimaista ja riskitöntä. Loppujen lopuksi sähköpostit voidaan hyväksyä jopa tuomioistuimessa, joten on parasta koskaan lähettää mitään, jota voitaisiin käyttää myöhemmin. Ja lisää tapoja parantaa työelämääsi, katso 25 Genius-temppua työskennellä älykkäämmin ja ei kovemmin.
Löydä lisää uskomattomia salaisuuksia parhaan elämäsi elämisestä napsauttamalla tätä seurataksesi meitä Instagramissa!
Kali Coleman Kali on Best Life -lehden päätoimittaja.