Kaikista asioista, jotka aiheuttavat naurettavan määrän stressiä elämässä, sähköposti on ehdottomasti biggie. Ja kun otetaan huomioon, että yhdessä tutkimuksessa havaittiin, että 28 prosenttia keskimääräisestä työviikosta vietetään sähköpostiviestien lukemiseen ja niihin vastaamiseen, se on ehdottomasti jotain, joka kannattaa yrittää selvittää, miten saada parempi käsittely. Olipa kyse pomoosi myöhäisillan sähköpostiviesteistä, jotka ajavat sinut ylös seinään, tai pelkästään pelkän määrän sähköpostiosoitteita, jotka tukkivat postilaatikkosi yleensä, tässä on 27 tapaa, joilla voit alkaa olla stressitön sähköpostin käyttäjä nyt. Ja lisää tapoja hallita tätä taidetta, jota me kaikki olemme kiinni jokaiselle päivälle, katso 17 Genius Email Hacks -ohjelmaa, jotka parantavat elämääsi.
1 Tilaa. Lopeta tilaus. Lopeta tilaus.
Shutterstock
Saat jo tonnin sähköposteja tuntemasi ihmisiltä, joten kaikki kaupoista, verkkojulkaisuista ja muista satunnaisista paikoista tulevat sähköpostit turhauttavat postilaatikkoasi vielä enemmän. Käy läpi ja peruuta tilaukset paikoista, joista et välitä. Ja jos niitä on liian paljon käsitelläksesi itse, käytä Unroll.me-palvelun kaltaista palvelua, joka voi auttaa sinua poistamaan postilaatikkosi sadoista stressaavista tilauksista muutamassa minuutissa.
2 Pysy offline-tilassa loman aikana.
Loma tarkoittaa sitä, että sinun ei tarvitse kuulla yhtäkään pyyntöäsi edes sähköpostitse. Joten miksi tarkistat edelleen lomallasi? Toinen, kun lähdet matkallesi, ota käyttöön toimistoviestin ulkopuolella jokaiselle, joka lähettää jotain tiesi - etkä uskalla ajatella sisäänkirjautumista. Toki johtajat eivät ole aivan parhaita antaessaan työntekijöilleen henkilökohtaista tilaa, kun he ovat poissa kellonajasta, mutta sinulla on kaikki oikeudet nauttia epämääräisestä sähköpostistasi ja stressitöntä. Digitaalinen detox, täältä tulet. Ja katso lisää uskomattomia tapoja hyödyntää sähköpostiasi, tutustu 15 tapaan, joilla kirjoitat sähköposteja väärin.
3 Mene kynä ja paperi.
Shutterstock
Joskus olla stressitön sähköpostin käyttäjä tarkoittaa siirtyä pois tekniikasta ja tarttua hyvään kynään ja paperiin. Harvard Business Schoolin tutkimuksen mukaan "vastausluettelon" laatiminen siitä, mitä saapuvat sähköpostiviestit, joihin sinun on vastattava, voivat auttaa sinua pääsemään läpi niihin tehokkaammin. Kun olet laatinut luettelon, vastaa siihen, mihin on todella vastattava, ja unohda loput.
4 Käytä Gmailin "Smart Reply" -ominaisuutta.
5 Rajoita sähköpostisi yhteen laitteeseen.
Nykyään sinulla on pääsy sähköpostiisi kaikkialla, johon käännytte: kannettavalla tietokoneella, puhelimella, tablet-laitteella ja älykellolla (jos tiedät, että sinulla on jokin näistä). Kyllä, siinä on paljon ilmoituksia. Future Work Center -kysely osoitti, että laitteissaan sähköpostiviestejä vastaanottaneiden henkilöiden stressi oli korkeampi - yhden ihmisen käsittelemään on vain liian paljon tietoa ja pysymään terveenä. Yritä sen sijaan tarkistaa sähköpostisi vain yhdestä laitteesta, ei kaikista. Ja lisää tapoja hallita tätä jokapäiväistä taidetta, älä unohda 15 kylmää avointa yrityssähköpostia, jotka erottavat sinut.
6 Tarkista sähköpostisi vain tietyin aikoina.
7 Ja ehdottomasti älä tarkista sitä aamulla tai yöllä.
Shutterstock
Teknologia antaa ihmisille mahdollisuuden työskennellä ympäri vuorokauden ympäri, jos he haluavat: sinun ei todellakaan tarvitse koskaan sammua. On ehdottomasti hyvä, jos pidät osia päivästäsi sähköpostitse. Tulevaisuuden työkeskuksen ihmisten mukaan kyselyyn osallistujat sanoivat tarkistavansa viestinsä aamulla tai myöhemmin illalla ylittäneensä stressitasonsa. Ja miten se ei voi olla? Näet asioita, jotka vain aiheuttavat enemmän painostusta pomollesi, tuttavillesi ja kaikille muille elämässäsi. Sammuttamalla päästät lopulta itsellesi mahdollisuuden energiatehokkuuteen.
8 Täytä "kenttä" -kenttä viimeksi.
Shutterstock
Kuinka monta kertaa olet lähettänyt sähköpostia ennen kuin olet valmis lähettämään sen? Tai huomasitko tehneen virheen napauttaessasi tätä painiketta? Kuten kuka tahansa voi todistaa, se ei ole hyvä tunne. Gmailissa on "Kumoa" -ominaisuus, jonka avulla voit lyhyen aikaa "poistaa" sähköpostiviestejä, mutta on yksi helppo tapa välttää väärinkäytökset. Jätä "Vastaanottaja" -kenttä tyhjäksi, kunnes sähköpostisi on korjattu ja valmis menemään. Kun olet valmis lähettämään, voit kirjoittaa vastaanottajan nimen ja saada sähköpostisi ulos ilman, että mitään menee pieleen.
9 Älä jätä sähköpostiasi avoinna koko päivän.
Jos olet tyyppi, jonka sähköpostit ovat aina auki ja häiritsevät jatkuvasti saapuvia viestejäni, lopeta tämä tapa heti. Tulevaisuuden työkeskuksen kyselytietojen mukaan ne, jotka katsovat sähköpostiaan koko päivän, kokevat enemmän paineita mainituista sähköposteista. Joten pidä kirjautumiset minimissä stressin vähentämiseksi.
10 Selaa postilaatikkoasi järjestyksessä.
On yleistä käydä postilaatikossasi etsimällä ensisijaisimpia sähköpostiviestejä vastaamiseen ensin, mutta kirjailija Brian Christianin mukaan se vain päätyy valtavaksi ajanhukkaan. Sen sijaan hän sanoo aloittavansa ylhäältä ja työskentelevä sitten alaspäin päättäen, mihin vastaamiseen tarvitaan ja mihin vasta, kun olet saanut kaiken läpi.
11 Aseta kova pysäytys.
Sanomalla, että et tarkista sähköpostiasi yöllä, saattaa toimia, mutta tiedätkö mikä toimii vielä paremmin? Asettamalla todellinen katkaisuaika, et saa enää skannata postilaatikkoasi. Sen sijaan, että jättäisit säännön niin avoimeksi, sillä, että sinulla on tarkka hetki sulkea ja nauttia iltaisesta sähköpostista, on valtava ero stressitasoissasi. Opi lisää 20 tapaa tappaa aikaa ilman älypuhelinta saadaksesi lisää tapoja ratkaista ja muuttaa tekniikkaa.
12 Hiljaisuuden ilmoitukset.
Riippumatta siitä, kuinka monta kertaa olet asettanut tarkistamaan sähköpostisi koko päivän, sinun ei koskaan pitäisi olla kyseisten ilmoitusten yhteydessä. Oletetaan todellinen: Nähdessään noiden pingijen esiin nouseva stressaa kiistatta silti. Yksinkertaisesti kytkemällä ne pois päältä ja pitämällä työpöytä ja puhelin hieman hiljaisempana tekevät hyvinvoinnillesi eron.
13 Pidä postilaatikkosi puhtaana ja järjestäytyneenä.
Shutterstock
Aivan kuten pitäisit työtilasi puhtaana, haluat pitää myös postilaatikkosi siistinä. Michiganin yliopistosta tehdyn tutkimuksen mukaan yksi tapa auttaa hallitsemaan sähköpostin aiheuttamaa stressiä on hyödyntää joitain sisäisiä järjestäjiä, jotka ovat käytettävissä postilaatikossasi. Luo kansioita, jotta voit järjestää sähköpostisi luokkien mukaan, merkitä ja priorisoida sähköpostisi ja määrittää suodattimet järjestämään sähköpostiviestit, kun ne tulevat postilaatikkoosi.
14 Älä lue sähköpostia viikonloppuna.
Jos et ehkä tunnu työskenteleväsi viikonloppuna, jos pidät vain välilehtiä siitä, mitä sähköposteja on tulossa, mutta tekemällä niin, et anna itsesi todella sammua ja energioitua tulevalle viikolle. Jos kiusaus on aina olemassa, poista vain Gmail-sovelluksesi puhelimesta perjantaina työn jälkeen ja laita se takaisin maanantaina. (Epätoivoiset ajat vaativat epätoivoisia toimenpiteitä.) Tai perusta palvelu, joka keskeyttää postilaatikkosi.
15 Keskeytä postilaatikko.
Voit keskeyttää postilaatikon käytön työkalulla, kuten Saapuneet-tauko, joka toimii sekä Gmailissa että Outlookissa. Pohjimmiltaan se estää uusien sähköpostien saapumisen, kunnes päätät sallia niiden uudelleen. Olipa päiväpäivänä, kun yrität nauttia viikonloppuistasi, se antaa sinulle varmasti mielenrauhaa.
16 Hyödynnä sähköpostin välityksellä järjestettyjä palveluita.
Shutterstock
Jos vain postilaatikkoosi katsominen saa sinut tuntemaan uupumusta satojen avaamattomien sähköpostien takia, joita et ole vielä käynyt läpi, käytä palvelua kuten Sane Box. Se auttaa sinua siivoamaan postilaatikkosi ja järjestämään siellä olevat tiedot, lähettämällä tärkeitä sähköposteja, joissa voit nähdä ne, lähettämällä häiriöitä aiheuttavat sähköpostit kansioon, jota voit tarkastella myöhemmin, ja sijoittamalla uutiskirjeet ja tilaukset kaikki samaan paikkaan. Pohjimmiltaan siitä tulee stressiä torjuva BFF. Opi lisää 20 tapaa, jolla sosiaalinen media painottaa meitä, saadaksesi lisää tapoja päästä teknisen stressin aseen alle.
17 Lajittele postilaatikko sovelluksen kautta.
Yksi helpoimmista tavoista järjestää postilaatikkosi on näin Lajitellun avulla, jonka avulla voit asettaa kaiken vierekkäin. Kun postilaatikkosi on vasemmalla ja kategorialuettelot oikealla, voit vetää sähköposteja erilaisiin muokattavissa oleviin osioihin, kuten "tehdä" ja "valmis", joten saat vähemmän stressaavan kuvan postilaatikossa.
18 Älä nukku BCC: llä.
Shutterstock
Oletko koskaan ollut kiinni sähköpostiverkossa, johon et ole mitään tekemistä? Joskus, kun teet esittelyn kahden ihmisen välillä, päädyt heidän lankaansa koko elämän ajan ja saat jatkuvasti pingsä asioista, jotka eivät koske sinua millään tavalla. Jos olet joskus yksi edestakaisin ihmisistä, pelasta kolmas pyörä hieman stressiä ja siirrä ne BCC: hen - "sokeaan hiilikopioon" - esittelyn jälkeen. Ja jos olet yksi hulluuden kiinni, kysy, voivatko muut ryhmän ihmiset lisätä sinut BCC: hen pitääksesi sinut poissa silmukasta.
19 Keskustele pomosi kanssa.
Shutterstock
Michiganin osavaltion yliopiston tutkijat sanovat, että jos et tiedä, mitkä pomosi odottavat vastaamista sähköposteihin tuntien jälkeen, stressaa sinua, keskustele heidän kanssaan siitä, mitä he etsivät vastausaikoina. Toivottavasti he arvostavat työ- ja perhe-elämän tasapainoa eivätkä odota, että palaat heidän luokseen asioista myöhään illalla tai viikonloppuisin, antaen sinulle täydellisen rentoutumisen vapaa-ajan ollessasi. Ja jos haluat varmistaa, että saattue sujuu, valmistaudu luomalla 15 merkkiä, jotka pomoosi on psykopaatti.
20 Ota "loma loma".
Joskus voi olla todella vaikeaa saada asiat hoidetuksi vain tietämällä, että sähköpostiosoitteesi odottaa sinua tarkistamaan. Jos tarvitset keskeytymätöntä aikaa työskennellä projektin parissa, kerro ryhmällesi, kun otat sähköpostin lomaa - katkaiset puolet päivästä keskittyäksesi ja saadaksesi työsi suorittamaan - ehdottaa tutkijoita Michiganin yliopistosta.
21 Pidä asiat järjestettyinä määräajassa.
22 Käytä 3 sekunnin sääntöä
Shutterstock
Ei, tällä säännöllä ei ole mitään tekemistä lattialle pudonneen ruuan kanssa. Psy.D.:n John M. Groholin mukaan ihmiset tuhlaavat paljon aikaa yrittäessään selvittää, mitä tehdä tietyille sähköposteille. Sen sijaan prosessin ei pitäisi kestää yli kolme sekuntia. Pidä stressitaso alhaalla päättämällä nopeasti, haluatko vastata, poistaa, arkistoida tai tallentaa sähköpostin myöhempää käyttöä varten. Se voi tuntua kiireelliseltä päätökseltä, mutta se auttaa sinua pääsemään postilaatikkoosi paljon nopeammin.
23 Käytä aikatauluominaisuutta.
Shutterstock
Joskus kun jokin ei ole kiireellistä, et tunnu tekevän edestakaista sähköpostia heti. Sen sijaan päästä eroon stressistä kirjoittamalla se ja ajoittamalla se lähettämään muutamaa päivää myöhemmin, suosittele Harvard Business Schoolin ihmisiä. Tällä tavalla saat sen irti rinnastasi, mutta saat silti jonkin aikaa ennen kuin sinun on käsiteltävä sitä uudestaan.
24 Muuta "lukemattomat" sähköpostit joukkoon "luettu"
Shutterstock
Kun osit tietyn määrän lukemattomia sähköpostiviestejä, ei enää palata takaisin: et koskaan aio tehdä läpi kaikkia niitä, ja rehellisesti sanottuna olet todennäköisesti jo ottanut yhteyttä niihin, jotka olivat joka tapauksessa erittäin tärkeitä. Voit vähentää stressiä, joka johtuu siitä, että "3 478 lukematonta sähköpostia" ilmestyy päivittäin, vaihtamalla ne lukemaan irtotavarana. Jokainen sähköpostijärjestelmä on erilainen, mutta prosessi on yleensä melko helppo. (Voit myös poistaa ne irtotavarana, mutta se saattaa olla vieläkin stressaavampaa tietäen, että he ovat vain… poissa.)
25 Pidä työ- ja henkilökohtainen kuilu.
Shutterstock
On vaikea pitää asioita suorana, kun sinulla on työsi ja henkilökohtaiset sähköpostisi yhdessä paikassa. Tuottavuusasiantuntija Paula Rizzon mukaan siksi sinun pitäisi yrittää ehdottomasti kovinta pitääksesi ne erillään. "Näin olette erilaisissa ajattelutavoissa, kun tarkastelet kutakin niistä. Sen avulla on paljon helpompaa hallita, kun tiedät, minkä tyyppisiä sähköposteja näet ennen kuin edes avaat postilaatikkosi. Se tekee priorisoinnista myös paljon helpompaa., " hän sanoo.
26 Voit ohittaa tietyt sähköpostit.
Shutterstock
Se voi tuntea pelottavaa sivuuttaa sähköpostit, mutta usko tai älä, kaikkiin ei tarvitse vastata. Jos otat sen Harvard Business Schoolin tutkijoilta, se on helppo tapa päästä eroon stressistä: Jos jotain on niin tärkeää, se tulee jotain, joka tulee uudestaan.
27 Älä ratkaise ristiriitoja sähköpostitse.
Sen kaksinkertaistaminen sähköpostitse voi kuulostaa paljon paremmalta kuin tekemällä niin kasvotusten, mutta se ei lopu koskaan hyvin. Michiganin yliopistosta tehdyn tutkimuksen mukaan on huono idea ratkaista postilaatikossa olevat ristiriidat ja aiheuttaa lopulta vain enemmän stressiä. Sen sijaan tapaa itse tai soita heille saadaksesi asiat hoidettua tehokkaammin. Ja saat lisää uskomattomia toimistoviisauksia oppimalla 60 parasta 60 sekunnin tuottavuushakkeja.
