Lomapäivät. Sairaslomapäivät. Henkilökohtaiset päivät. Vapaapäiviä. Pomosi mahdolliselle kurjuudelle tämä on työ- ja perhe-elämän tasapainon väistämätöntä: Vietät jonkin aikaa poissa työpöydältäsi - ja se on enemmän kuin vain lounastauko. Ja miljoonille siellä oleville toimistotyöntekijöille yksi asia on ehdottoman välttämätöntä sinä päivänä, jolloin et ole ketjutettu näppäimistöön: Toimituksen ulkopuolella oleva viesti.
Nyt täydellisen toimiston ulkopuolisen viestin muotoilu on taiteen yhtä paljon kuin tiede. Sen on oltava ammattimainen mutta miellyttävä, tiivis ja informatiivinen, tylppä ja kohtelias. "Tärkeintä on tehdä selväksi seuraavat viisi asiaa", sanoo Jane Scudder, sertifioitu elämän-, johtamis- ja uravalmentaja sekä professori Loyola University Chicagon kauppakorkeakoulusta. "Kun olet poissa; kun palaat; tarkistatko sähköposteja vai et; oletko käytettävissä puhelimitse vai et; ja kenen kanssa ottaa yhteyttä poissa ollessasi." Sen jälkeen hän sanoo: "Loppu on vain tyyliä!"
Tässä mielessä hänen suositellun muodonsa toimisi kaikissa tilanteissa:
Kiitos sähköpostistasi. Olen OOO keskiviikosta 15. marraskuusta perjantaihin, 17. marraskuuta asti ilman sähköpostiosoitetta. Jos tämä on kiireellinen, ota yhteyttä osoitteeseen. Muuten vastaan kaikkiin viesteihin palatessani .
Kuten näet, sinun ei tarvitse sanoa miksi olet poissa; se ei ole kenenkään asia, mutta sinun ja, olosuhteista riippuen, pomosi asia. Scudder toteaa myös, että puhelimen tai sähköpostin saatavuuden osoittaminen on myös valinnaista, mutta se on hieno "osoittaa, että tarkistat ajoittain". Saatat myös huomata, että kyseessä on "kaikki viestit" eikä "viestisi". Vaikka ulkopuolella olevan viestin mukauttaminen voi olla houkuttelevaa, "kaikkien viestien" käyttäminen antaa vastaanottajalle hienovaraisen muistutuksen siitä, että hei, jäsentelet paljon sähköposteja - vastaaminen voi viedä hetken.
Lopuksi huomautus päivämääristä. Viestissäsi olevasta päivämäärävälistä tarkoittaa jonkin verran kielitaitoa: osoittaako toinen päivä, että palaat sinä päivänä vai onko viimeinen päivä, jolloin olet poissa? Tässä Scudder on luja: Se tarkoittaa viimeistä päivää, jolloin olet poissa.
Muutamia lisäsääntöjä, jotka on pidettävä mielessä: Jos vapaa-aikasi kestää viikonlopun ja olet palannut maanantaina ensimmäiseksi, ei ole tarvetta luetella edellistä sunnuntaa toimiston ulkopuolella olevassa viestissä. Useimmat ihmiset eivät työskentele viikonloppuisin, joten perjantai ennen on hienoa. Mutta jos palaat takaisin myöhemmin viikolla, lisää viikonloppu aika-alueeseesi, kuten niin: keskiviikosta 15. marraskuusta tiistaina 21. marraskuuta .
Nyt kun olet hallinnut toimiston ulkopuolisen viestin laatimisen, lue, miksi sinun tulisi harkita sen jättämistä koko ajan - joltakin, joka jättää hänen pysyvästi päälle.
Seuraa neuvoja Facebookissa nyt saadaksesi lisää neuvoja parhaan elämäsi elämiseen !
Ari Notis Ari on vanhempi toimittaja, joka on erikoistunut uutisiin ja kulttuuriin.